Od dnia 15 marca 2018 roku składanie sprawozdań finansowych do KRS wyłącznie w formie elektronicznej
Z dniem 15 marca 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 986), która zmienia dotychczasowe zasady składania sprawozdań finansowych do KRS. Sprawozdania finansowe począwszy od tego roku należy składać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W chwili obecnej możliwe jest składanie sprawozdań w następujący sposób:
1. Za pośrednictwem „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” dostępnego na stronie internetowej: https://ems.ms.gov.pl/krs/danepodmiotu
Aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS należy w pierwszej kolejności utworzyć konto w systemie. Następnie, należy zeskanować wszystkie dokumenty i złożyć je za pośrednictwem tego systemu. Warunkiem jest, aby osoba uprawniona do reprezentacji Spółki posiadała numer PESEL oraz podpis kwalifikowany lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Złożenie sprawozdania finansowego w ten sposób jest zwolnione od opłaty. Każdy przesłany do systemu dokument musi zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym lub potwierdzonym profilem zaufanym przez osobę uprawnioną do reprezentacji Spółki.
2. Za pośrednictwem „Systemu S24” dostępnego na stronie internetowej: https://ems.ms.gov.pl/krs/danepodmiotu
Aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS należy w pierwszej kolejności utworzyć konto w systemie. Za pośrednictwem Systemu S24 możliwe jest składanie wniosków przez osoby uprawnione do reprezentacji Spółki, które nie posiadają numeru PESEL, ale posiadają podpis kwalifikowany – taka osoba podpisuje wówczas podpisem kwalifikowanym zeskanowane dokumenty. Złożenie sprawozdań finansowych przy wykorzystaniu procedury wskazanej wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty w dotychczasowej wysokości, tj. 140,00 zł. Za pośrednictwem tej procedury możliwe jest również składanie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, który opatruje dokumenty finansowe własnym podpisem kwalifikowanym.
Sposób złożenia sprawozdania finansowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wymaga zatem każdorazowego uwzględnienia specyfiki danego podmiotu.
W celu uzyskania profilu zaufanego ePUAP należy założyć konto na stronie internetowej epuap.gov.pl albo na stronie internetowej pz.gov.pl, na której wraz z założonym kontem zostanie złożony wniosek o potwierdzenie profilu zaufanego ePUAP. W dalszej kolejności należy udać się wraz z ważnym dowodem osobistym lub paszportem, do wybranego przez siebie „punktu potwierdzającego” celem potwierdzenia swojej tożsamości. Funkcję „punktu potwierdzającego” pełni w szczególności: konsul, naczelnik urzędu skarbowego, wojewoda, oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Potwierdzanie profili zaufanych ePUAP, po uprzednim uzyskaniu zgody Ministra Cyfryzacji na pełnienie funkcji „punktu potwierdzającego”, może być realizowane także przez inne podmioty publiczne, banki krajowe, operatorów pocztowych lub oddziały instytucji kredytowych. Pełna lista „punktów potwierdzających” udostępniona jest na stronie: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList.
Wszelkie kwestie dotyczące profilu zaufanego ePUAP, w szczególności jego potwierdzania oraz postępowania podmiotów publicznych umożliwiających dokonanie tej czynności, uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania oraz wykorzystania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. poz. 778).
Odnośnie natomiast uzyskania podpisu kwalifikowanego, obecnie usługi certyfikacyjne związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, świadczą podmioty wskazane na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji: http://www.nccert.pl/zaswiadczenia.htm.
Na marginesie pragniemy wskazać, iż w roku 2018, w ramach okresu przejściowego do 30 września 2018 roku, możliwe jest składanie sprawozdań finansowych w ten sposób, iż załączane w systemie są skany dokumentów podpisane przez uprawnione osoby. Począwszy od dnia 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe nie będą już mogły jednak przybierać dotychczasowej formy i mają zostać zastąpione przez Jednolity Plik Kontrolny (JPK). Od następnego roku nie będzie również konieczności przesyłania osobno sprawozdań finansowych do Urzędu Skarbowego – będą one niejako automatycznie wysyłane z KRS do US.
Na marginesie wskazujemy, iż nowelizacja Ustawy zakłada również dalej idące zmiany w zakresie składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Począwszy od 1 marca 2020 roku wszystkie wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców mają być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.
O autorze
Marta Stefańska
Adwokat | Absolwentka kierunku Prawo na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Ukończyła aplikację adwokacką przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Poznaniu. Doświadczenie zawodowe zaczęła zdobywać już w trakcie studiów jako wolontariuszka w Studenckiej Uniwersyteckiej Poradni Prawnej oraz w kancelarii prawnej. Z Kancelarią Majchrzak Brandt i Wspólnicy związana od 2011 r. W pracy zawodowej zajmuje się rozwiązywaniem sporów sądowych cywilnych, w tym rodzinnych oraz karnych i gospodarczych, a także bieżącą obsługą przedsiębiorców. Biegle włada językiem angielskim.
